Lumbardhi Archive Policies
Rregullore e arkivit dhe dixhitalizimit
Lëndët arkivore
- Lëndë arkivore, sipas ligjit Nr. 2003 / 7, është i tërë materiali burimor dhe i reprodukuar (i shkruar, i vizatuar, i shtypur, i fotografuar, i filmuar, i fonografuar, i mekanografuar, mikroforma, shënimet e lexuara me makinë, shënimet digjitale, datoteka, duke përfshirë edhe programet dhe mjetet për shfrytëzimin e tyre, si dhe të gjitha dokumentet e tjera të krijuara në ndonjë formë tjetër) nga organet publike dhe jopublike, personat juridikë ose fizikë gjatë veprimtarisë së tyre, me vlerë të përhershme për shkencën, kulturën dhe për nevojat e përgjithshme publike.
- Në bashkëpunim me palët e dyta Fondacioni Lumbardhi dixhitalizon arkiva të individëve të cilët kanë luajtur një rol të rëndësishëm në të kaluarën. Ky bashkëpunim arrihet përmes një kontrate apo marrëveshjeje.
- Përmes kësaj marrëveshje Fondacioni Lumbardhi fiton të drejtën autoriale në bashkëpunim me palët e dyta për shfrytëzim të materialeve arkivore.
- Materiali arkivor mbahet, ruhet dhe shfrytëzohet për nevoja arsimore, shkencore, kulturore, hulumtuese, informative, për punë profesionale dhe nevoja të qytetarëve.
Arkivi i Fondacionit Lumbardhi
- Të gjithë punonjësit e Fondacionit Lumbardhi janë të obliguar që në fund të vitit t’i mbledhin materialet e dalura nga puna e tyre dhe t’i vendosin në drive tek Programi - Lumbardhi së bashku me vitet paraprake.
- Cdo material i krijuar për të promovuar programin e Fondacionit Lumbardhi përfshirë posterat, fotografitë dhe shkrimet në media sociale, duhet të ruhen në folderat e krijuara për atë qëllim, kjo detyrë i përket secilit staf përgjegjës për detyrën të cilën ai mban përgjegjësi.
- Për cdo poster duhet të ruhet edhe një kopje fizike i cili do t’i bashkohet arkivës së Fondacionit Lumbardhi.
- Asnjë material, qoftë ai i cfarëdo lloji nuk mund të publikohet në profilet personale, përvec nëse promovohet përmes faqeve zyrtare të Fondacionit Lumbardhi.
Zyrtarët e arkivave
- Zyrtarët e arkivave janë përgjegjës për ruajtjen dhe dixhitalizimin e arkivave derisa ato ndodhen në ambientet e Fondacionit Lumbardhi.
- Zyrtarët e arkivave mbrojnë të gjitha materialet dokumentuese për të cilat janë përgjegjës dhe i ruajnë ato nga prishja, dëmtimi fizik, përkeqësimi dhe vjedhja.
- Materiali arkivor dixhitalizohet në bazë të kritereve dhe standardeve për arkivim dhe ruhet nga shfrytëzimi i paautorizuar dhe keqpërdorimi.
- Gjatë dixhitalizimit duhet të ruhet gjendja në të cilën është marrë materiali në asnjë formë ajo nuk duhet të dëmtohet.
- Zyrtarët e arkivave nuk duhet të nxjerrin përfitime individuale nga aksesi dhe kontrolli i të dhënave historike dhe materialeve dokumentuese të cilat janë pjesë e arkivit.(Kjo përfshinë edhe publikimin e tyre në media sociale pa miratimin e menaxhmentit.)
- Zyrtarët e arkivave janë të detyruar ta ruajnë privatësinë e palëve të cilëve i’u ofrohen shërbimet e parapara përmes dixhitalizimit.
- Mbajnë evidencë të saktë dhe të plotë për lëndën arkivore me rëndësi publike kudo që ndodhet.
- Mbajnë evidencë për inventarin dhe për mjetet informative, shkencore, kulturore e trashëgimore, i referohet lëndës arkivore kudo që është.
- Në mënyrë profesionale mban, ruan, konservon, rregullon dhe përpunon lëndën arkivore dhe në atë drejtim përcakton kritere të nevojshme për Drejtorinë e Arkivave të Kosovës.
- Siguron kushte për shfrytëzimin e lëndës arkivore.
- Bën hulumtime dhe kryen punë profesionale për kompletimin e fondeve arkivore dhe të lëndës arkivore.
- Ushtron punë profesionale, shkencore nga arkivistika nëpërmjet studimeve, programeve dhe projekteve për zhvillimin dhe përparimin e shërbimit arkivor.
- Publikon studime dhe katalogje të koleksioneve në funksion të veprimtarisë informative, kulturore, arsimore dhe shkencore.
- Organizon ligjërata, ekspozita dhe forma të tjera të veprimtarive arkivore, shkencore dhe kulturore.
- Organizon trajnime, kurse, ligjërata dhe forma të tjera profesionale të aftësimit dhe perfeksionimit profesional të kuadrit arkivor në Kosovë si dhe kryen punë dhe aktivitete të tjera të përcaktuara me Ligj dhe me aktet e përgjithshme juridike, që u referohen arkivave dhe veprimtarisë arkivore.
Administrimi dhe mbrojtja e materialit arkivor
- Materiali arkivor ruhet si tërësi dhe nuk mund të tjetërsohet, dëmtohet apo asgjësohet.
- Materiali arkivor përpunohet në bazë të kritereve dhe standardeve për arkivim dhe ruhet e mbrohet nga shfrytëzimi i paautorizuar dhe keqpërdorimi.
- Nxjerrja jashtë e materialit arkivor që është në posedim të Fondacionit Lumbardhi i nënshtrohet kushteve, kritereve dhe procedurave të përcaktuara të cilin e harton Fondacioni Lumbardhi dhe palët e dyta, miratohet nga Bordi.
- Standardet teknike, kriteret, rregullat dhe përgjegjësitë për kujdesin, ruajtjen dhe mbrojtjen e materialit arkivor e harton Fondacioni Lumbardhi në bashkëpunim me poseduesin e arkivit.
- Gjatë cdo postimi ose përdorimi të materialeve të dixhitalizuara duhet cekur e drejta e autorit e cila përfshinë Fondacionin Lumbardhi e në disa raste edhe palët e dyta.
- Për përdorim të materialeve, palët e treta duhet të bëjnë kërkesë dhe t’ia dorëzojnë atë me shkrim Fondacionit Lumbardhi, për të cilën vendos menaxhmenti nëse materialet mund të shfrytëzohen nga ajo palë.
- Në momentin kur materialet jepen në shfrytëzim, krijohet një marrëveshje në të cilën shkruhen arsyet dhe benefitet e dhënies në shfrytëzim të arkivit.
- Në rast se nga materialet tona arkivore dikush ka hasur në veten ose familjarët e tij dhe kërkon ta ketë një kopje të materialit, duhet bërë kërkesë dhe diskutuar për dhënie ose jo të tij.